Quando una banca, un’agenzia finanziaria o un ente pubblico richiede di dimostrare la propria capacità reddituale, il documento che offre la garanzia più completa è il certificato di stipendio, talvolta indicato come attestato di servizio o dichiarazione reddituale. Questo certificato è redatto dal datore di lavoro e contiene tutte le informazioni necessarie a fotografare l’attuale rapporto di lavoro: dati anagrafici del dipendente, tipologia contrattuale, inquadramento nel contratto collettivo, data di assunzione, retribuzione lorda e netta, trattenute fiscali e previdenziali, media degli accessori quali straordinari o premi aziendali. La richiesta di tale documento nasce quasi sempre dalla necessità di istruire una pratica di mutuo o di cessione del quinto, ma può rivelarsi utile anche per partecipare a bandi agevolati, compilare la DSU ai fini ISEE o allegare una prova di reddito a un permesso di soggiorno per ricongiungimento familiare.
Nonostante il codice civile non disciplini in modo espresso il certificato di stipendio, un quadro regolatorio esiste e fornisce precisi riferimenti. L’articolo 2 del decreto ministeriale 3 febbraio 2011 – emanato per disciplinare la cessione del quinto nel settore privato – elenca gli elementi minimi che l’attestazione deve contenere e impone al datore un dovere di collaborazione con il dipendente. Tale dovere è rafforzato dal combinato disposto degli articoli 1175 e 1375 del codice civile, che impongono correttezza e buona fede nell’esecuzione del contratto di lavoro: ne deriva che la consegna del certificato non può essere ostacolata senza un giustificato motivo. Addirittura, nella giurisprudenza più recente, il rifiuto immotivato di rilasciare un documento necessario alla gestione dei rapporti personali del lavoratore è stato talvolta qualificato come comportamento antisindacale.
Per ottenere il certificato è opportuno inviare una richiesta formale all’ufficio del personale o, in assenza di quest’ultimo, direttamente al legale rappresentante dell’azienda. Una lettera in formato tradizionale – firmata e protocollata – resta la soluzione più immediata nelle realtà di piccole dimensioni. Nelle imprese strutturate, invece, conviene ricorrere alla posta elettronica certificata oppure ai portali HR che tracciano automaticamente la data di invio. La richiesta non ha bisogno di un linguaggio giuridico complesso: basta indicare le proprie generalità, il motivo della domanda – ad esempio l’avvio di una pratica di finanziamento con uno specifico istituto – e un termine ragionevole per la consegna. Sette o dieci giorni lavorativi rappresentano uno standard accettato anche dagli ispettorati territoriali, che considerano questo lasso temporale compatibile con i normali flussi amministrativi aziendali.
La forma in cui il certificato viene rilasciato varia a seconda delle dimensioni e della digitalizzazione del datore di lavoro. Le pubbliche amministrazioni e molte grandi aziende emettono ormai un file PDF firmato digitalmente, completo di marcatura temporale, che sostituisce a tutti gli effetti la firma autografa e il timbro. Le realtà più piccole preferiscono il documento cartaceo su carta intestata, firmato dal direttore delle risorse umane o dal titolare. In entrambi i casi il rilascio è gratuito, poiché si tratta di un adempimento connesso al normale esercizio del rapporto di lavoro; eventuali costi di imposta di bollo sono a carico del soggetto che presenta il certificato all’ente richiedente, mai del dipendente.
Se l’azienda dovesse ignorare la richiesta entro il termine indicato, il primo passo consiste in un sollecito scritto, citando la comunicazione originaria e ribadendo la necessità del documento. Qualora anche il sollecito resti senza risposta, è consigliabile coinvolgere il rappresentante sindacale aziendale o l’ufficio provinciale del lavoro. L’articolo 12 del decreto legislativo 124 del 2004 consente infatti di presentare un’istanza all’Ispettorato Territoriale del Lavoro, che può invitare il datore a compiere gli atti dovuti, pena sanzioni amministrative. Nella prassi, tuttavia, la semplice menzione di un possibile ricorso ispettivo basta a sbloccare la situazione, poiché il costo reputazionale di una contestazione supera di gran lunga l’onere di redigere un foglio.
Un aspetto spesso trascurato riguarda la tutela della privacy. Il certificato di stipendio contiene dati sensibili, in particolare informazioni reddituali e identificativi fiscali, che rientrano nella protezione rafforzata prevista dagli articoli 9 e 88 del regolamento europeo sulla protezione dei dati personali. Il datore di lavoro è tenuto a consegnare il documento in modalità sicura – busta chiusa, consegna a mano al diretto interessato, invio crittografato o protetto da password – e a conservarne copia solo per il tempo strettamente necessario a dimostrare l’avvenuto adempimento. Dal canto suo, il dipendente dovrebbe inoltrarlo esclusivamente al soggetto che ne ha diritto e verificare che l’informativa privacy della controparte preveda la conservazione per il periodo strettamente funzionale all’istruttoria.
Un ulteriore elemento di buona prassi consiste nel richiedere il certificato con un congruo anticipo rispetto alle scadenze di rogito o di delibera bancaria. Le banche accettano, di norma, documenti emessi da non più di tre mesi; ciò significa che, per evitare corse dell’ultimo minuto, è consigliabile avviare la pratica almeno venti giorni prima della data prevista per la consegna al creditore. Questo margine consente di gestire eventuali errori materiali – un inquadramento contrattuale riportato in modo scorretto, un calcolo netto errato a causa di conguagli IRPEF in corso – senza rischiare il rinvio delle operazioni.
In definitiva, richiedere il certificato di stipendio è un diritto pienamente tutelato dall’ordinamento. Un dipendente che presenti la domanda in modo chiaro, motivato e tracciabile ha di fronte a sé tempi fisiologici brevi e una tutela giuridica efficace in caso di resistenza datoriale. Preparare in anticipo la documentazione, conoscere i riferimenti di legge e mantenere una comunicazione professionale con l’ufficio personale non solo agevola la pratica specifica, ma contribuisce a costruire un clima di collaborazione che potrà tornare utile in future necessità amministrative.