Stipulare un accordo di vigilanza privata significa affidare a un soggetto esterno la tutela di beni, persone e informazioni, traducendo in obblighi giuridici ciò che per l’impresa coincide con la continuità operativa e la reputazione. Per questa ragione il contratto non può essere ridotto a un semplice ordine di servizi a ore: è, piuttosto, il risultato di un processo che parte dall’analisi dei rischi e culmina in un documento capace di coniugare esigenze di sicurezza, sostenibilità economica e conformità normativa. Adottare un approccio strutturato consente di prevenire contenziosi, evitare zone d’ombra sulle responsabilità e ottenere performance misurabili nel tempo.
Quadro Normativo di Riferimento
Qualunque accordo deve muoversi entro due pilastri: da un lato la licenza prefettizia prevista dall’articolo 134 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza, che autorizza l’istituto a operare; dall’altro il regolamento tecnico-organizzativo introdotto con il decreto ministeriale 1 dicembre 2010 n. 269 e successivamente aggiornato nel 2015, che impone requisiti minimi di qualità, dotazioni e certificazioni. A questi si aggiunge la norma nazionale UNI 10891:2022, oggi largamente recepita dalle prefetture, che definisce standard di servizio e competenze del personale, costituendo un riferimento contrattuale per l’attribuzione dei livelli di servizio e per la selezione dei fornitori.
Analisi dei Rischi e Definizione del Perimetro dei Servizi
Prima di avviare qualsiasi trattativa è necessario descrivere in modo puntuale i rischi da mitigare: furto, rapina, intrusione, danneggiamento, minaccia al personale, sabotaggio informatico. L’analisi si traduce in un perimetro che chiarisce le aree sorvegliate, gli orari di copertura, l’interazione con impianti di allarme e videosorveglianza, i tempi di intervento richiesti, la presenza o meno di armi in dotazione e la tipologia di pattugliamento. In questa fase è utile confrontare i profili di rischio individuati con le «classi» di servizio e le figure professionali codificate dalla UNI 10891, così da parlare la stessa lingua dell’istituto e ridurre le ambiguità in sede di stipula.
Selezione dell’Istituto di Vigilanza e Verifica dei Requisiti
La scelta del partner richiede una due-diligence documentale: copia della licenza ex art. 134, polizza assicurativa per responsabilità civile verso terzi, certificazioni di qualità, organigramma, dotazione tecnologica del Centro di Telecontrollo e attestazioni di conformità DM 269. Sul piano economico-finanziario occorre considerare l’impatto del contratto collettivo nazionale di settore, rinnovato a partire da gennaio 2024 con l’introduzione della quattordicesima mensilità e nuovi livelli di maggiorazione sul lavoro domenicale, elementi che incideranno direttamente sul costo orario del servizio. Verificata la solidità, si procede con la richiesta di offerta, allegando il capitolato tecnico in cui risulti esplicito il modello di rischio aziendale.
Struttura Economica e Metriche di Prestazione
Un contratto efficace lega il corrispettivo non soltanto alle ore-uomo erogate ma ai risultati attesi. Per farlo si stabiliscono indicatori misurabili: puntualità delle ronde, percentuale di allarmi gestiti entro un tempo soglia, accuratezza dei report, numero di falsi allarmi ridotti mese su mese. Il modello di remunerazione può prevedere una quota fissa — necessaria a coprire i costi contrattuali minimi dettati dal CCNL — e una variabile collegata al raggiungimento dei KPI. Tale impostazione, se ben gestita, stimola l’istituto a investire in tecnologia e formazione, con beneficio reciproco.
Clausole Chiave da Negoziare
Nel testo contrattuale vanno riportati almeno il livello di servizio richiesto, le procedure operative, gli apparati forniti in comodato, le modalità di verifica congiunta e la matrice delle escalation nei casi di evento critico. È opportuno dettagliare l’obbligo di mantenere le certificazioni previste dal DM 269 e dalla UNI 10891 per tutta la durata dell’accordo, con facoltà di sospensione dei pagamenti se tali requisiti decadono. La clausola sociale, frequente in appalti pubblici, può essere estesa al contesto privato per garantire la continuità occupazionale degli operatori in caso di cambio appalto, purché compatibile con l’organizzazione della nuova società di vigilanza.
Responsabilità, Assicurazioni e Penali
L’istituto di vigilanza risponde con obbligazione di mezzi ma non può esonerarsi per fatti derivanti da dolo o colpa grave; sono pertanto nulle le clausole che limitano l’indennizzo a importi simbolici o subordinano ogni risarcimento a penali fisse di una singola mensilità di canone. La giurisprudenza e l’Autorità Garante della Concorrenza e del Mercato hanno qualificato come vessatorie le clausole di tacito rinnovo ultradecennale, penali eccessive o esoneri di responsabilità unilaterali. Per tutelare il committente, il contratto deve indicare i massimali minimi delle polizze RC e furto/rapina a copertura dei danni patrimoniali e chiarire tempi e modalità di denuncia dell’evento.
Aspetti di Protezione dei Dati e Riservatezza
L’erogazione di servizi di vigilanza implica trattamento di dati personali e spesso videosorveglianza. Il contratto deve quindi contenere un’esplicita nomina dell’istituto a responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR, definire tipologia di dati, durata della conservazione delle immagini e procedure per gli accessi log. Una clausola di riservatezza rafforzata tutela le informazioni sensibili acquisite dalle guardie giurate, comprese le planimetrie dei siti e i protocolli di sicurezza interni.
Procedure di Monitoraggio, Verifica e Riesame
Un sistema di reporting periodico consente di verificare la qualità del servizio e alimenta i processi di miglioramento continuo. A cadenze prestabilite si organizzano riunioni di review fra security manager aziendale e direttore tecnico dell’istituto, durante le quali si analizzano indicatori, si discutono eventuali non conformità e si concordano azioni correttive. È utile prevedere un audit annuale in contraddittorio, con riferimento ai requisiti DM 269 e UNI 10891, i cui esiti possono determinare adeguamenti contrattuali o, nei casi gravi, la risoluzione anticipata.
Durata, Recesso e Gestione del Cambio Appalto
La durata tipica di un contratto di vigilanza oscilla fra tre e cinque anni, rinnovabile solo previo accordo scritto delle parti. Eventuali proroghe tacite vanno limitate per non incorrere in clausole vessatorie. Il recesso anticipato può essere consentito, con preavviso congruo, qualora si verifichino gravi inadempienze documentate, perdita della licenza prefettizia o decadenza delle certificazioni. In caso di subentro di un nuovo fornitore, il contratto dovrebbe richiamare procedure di hand-over volte a garantire la continuità della sicurezza e la cessione ordinata della documentazione operativa, in conformità alle indicazioni della normativa di settore e alle migliori prassi ANAC sulle clausole sociali.